A irregularidade ou a ineficiência na gestão tributária não começa quando chega uma intimação ou um Auto de Infração. Ela começa muito antes, dentro da própria Empresa.
Em muitos casos, a atuação do Fisco apenas evidencia uma inconsistência que já vinha sendo reproduzida na operação: uma parametrização mantida sem revisão, uma classificação fiscal cuja fundamentação se perdeu, uma retenção tratada de forma automática ou um crédito apropriado segundo critérios que deixaram de ser juridicamente examinados.
Isso não significa que todo procedimento antigo esteja incorreto. O problema está em não conseguir demonstrar por que determinado tratamento tributário foi adotado, quais normas e elementos da operação o fundamentam e se essas premissas permanecem válidas.
Esse cenário é especialmente relevante porque as empresas são dinâmicas. Alteram produtos, fornecedores, contratos, sistemas, processos produtivos e modelos comerciais. Profissionais também são substituídos. Entretanto, determinadas rotinas fiscais permanecem parametrizadas e continuam produzindo efeitos mês após mês.
Surge, então, um risco de desconexão entre a realidade econômica da operação, o tratamento tributário adotado e a documentação que deveria sustentá-lo.
É nesse ponto que a gestão tributária preventiva precisa ultrapassar a conferência do correto cumprimento de obrigações. Ela envolve mapear procedimentos relevantes, identificar seus fundamentos jurídicos, verificar a aderência à operação efetivamente realizada, preservar evidências e estabelecer critérios periódicos de revisão.
Essa responsabilidade também não deveria estar isolada no departamento fiscal. Uma decisão tributária pode nascer de informações provenientes do contrato, da contabilidade, do cadastro de produtos, da logística, do processo industrial ou da própria negociação comercial. Fiscal, contábil, jurídico e operação precisam trabalhar sobre a mesma realidade.
Quando essa governança não existe, a empresa pode acumular inconsistências sem percebê-las. E a repetição ao longo do tempo pode ampliar seus efeitos, seja pela exposição fiscal, pela inadequação de obrigações e recolhimentos ou até pelo não aproveitamento de tratamentos juridicamente aplicáveis.
Por isso, talvez a pergunta mais importante seja: “Conseguimos demonstrar, jurídica e documentalmente, por que fazemos dessa forma?”
